シゴタノ！ —    Toodledoの使い方　第８回　リピート機能を使いこなす

Toodledoの最大の特徴の１つが「リピート機能の充実ぶり」です。リピート機能というのは実装してみるといろいろな問題が発生しやすく、ひととおりきちんと使えるサービスはそう多くありません。

そうなんですよね……この、リピート機能を備えているToDoサービスがあんまり無くて、結局Toodledoから離れられないんですよ。
前は、OutlookのToDoに依存してたのですけれど、それも理由は一緒。

一応誰かの役に立つこともあるかもしれないので。

実のところ、私にとってのToDoサービスというのは、GTDの皆様がやっているような、わりとフラッシュでフレッシュなタスクリストではなくて、ほぼ、毎日、あるいは毎月、毎週などサイクルなどで行ったりすることのタスクリストなんですよね。

まあ、用は日課リストなのですが、良い習慣（以下日課としますよ）が根付かない一因には、やりたい日課が管理されていなくていつの間にかやらなくなって忘れてしまう、というものがあるんじゃないかと思うんですよ。
その点、ToDoリストに日課として毎日リピートするようにしておけば、何をやるべきだったのか忘れることもないし、やらないとたまっていく一方なので、とりあえず処理をする圧力もあります。
（あ、大抵の日課は、忘れたときは翌日以降に処理したりします。なので10日サボると、×10たまるのです。どひー）
特に私は繰り返しの作業をよく忘れてしまったりすっ飛ばしてしまう傾向にあるので、非常に重宝しています。

日課処理に使う際に、Toodledoが良い点は、タスクの「目標時間」と「実測時間」の計測が可能、ということもあります。
日課をやめてしまうありがちなパターンとしては、私もよくやるのですが「やりたい日課が多くて、いっぱい計画はしたんだけれど、実は毎日やるのは時間が足りない」というのでしょう。
こうなると、リピートでたまっていく日課処理に実処理が追いつかず、「もう……ゴールしても良いよね」とセルフエンディング状態です。

これを防ぐ為に、まず日課の組み立て段階で、目標時間を設定します。
事前に一日の空き時間などをある程度見積もっておき、その範囲内に日課が収まるように、日課を調整します。
朝、夜など、空き時間が特定時間にあり、朝やる日課と、夜やる日課を分離して考えたい場合、タスク側に例えばタグを付けるなどして、パート分けしてタグで集計すると、トータルの目標時間が算出可能です。こういったことが可能な検索機能があるのも、Toodledoの良い点ですね。
時間事にパート分けする手法は、確かどこかのブログで拝見した記憶があるのですが、どこだったかちょっと失念してしまいました。
パート事にタスクにかかる目標時間を集計できれば、空き時間内に収まっているか、が大体分かります。

たとえばこんな感じです。赤字のところは加筆しました。
なお、これは明日の日課表だったり。今日の日課表はもう歯抜けなので……（何というライブ感（違）

英語なので分かりづらいと思いますが、リストの「Length」が目標時間、「Timer」が実時間です。Timerは、この矢印を押せば計測を開始してくれ、完了すれば止まります。
トータルの目標時間などは、リストの一番最後に集計されて表示されます。

私は、大雑把に、
A：6時から9時にやること
B：9時から12時にやること
C：12時から15時にやること
D：15時から18時にやること
E：18時から21時にやること
という感じで、タグでパート分けしています。アルファベットなのは、ソートの都合です。
ただ、実際はこの時間の通りに処理されることはわりと希だったりしますので、あくまでも目安だったりしますが……

他に、日課ではないものには、A〜E以外で適当なタグを振っています。
そのときの気分とそこにあるタスクによって、どれを使うのか適当に決めますが、今は、Fは日課候補のタスク、Xが仕事のタスク、Yが情報収集、Zがトライアル（新しい製品とかサービスを試す、みたいな）という感じです。

破綻しにくいようにするには、空き時間の大体半分くらいまでにしておくほうが良いと思います。

で、Toodledoでは実際にタスクにどのくらい時間がかかったのかも計測出来ます。
目標時間に、処理時間があってないな、と思ったら、実際にかかった時間を計測してみて、目標時間を調整します。
はみ出ていれば、日課リストを調整しますし、ゆるゆるで余っていれば、なにか別の日課を追加することもあります。

左側の、New Search、と言うところには、なんか、いろいろ並んでいますが、これは検索メニューです。
それぞれ、

明日：
　明日が期限になっているのタスクを表示する。
昨日完了：
　昨日終わったタスクを表示する。（実時間集計などに使う）
未分類：
　タグを付けていないタスクを表示。
本日：
　今日を含め、前の完了期限になっているタスクと、期限なしのタスクを表示
本日完了：
　今日終わったタスクを表示する。（実時間集計などに使う）
本日X：
　今日を含め、前の完了期限になっているタスクのうち、時間割り当てがされているものをそれぞれ表示。

という感じで、ワンポチで集計・表示されるようにしております。

とりあえず、この体制にしてからは、わりと日課をサボることは少なくなりました。
通常のタスクをToodledoに放り込む事もありますけれど、だいたい普通のタスクは、Gmailの受信トレイに鎮座しているか、もしくは、Evernote書き出しだったりしますので、Toodledoで管理するのは結構希だったり。

何かの参考になれば。